Modello preventivo Svizzera: come scrivere un'offerta che viene accettata

Preventivo, stima dei costi o fattura: cosa è cosa?

Il preventivo (o offerta) è la tua proposta di prezzo per una prestazione descritta con chiarezza. Se il cliente accetta, l'affare è concluso a quelle condizioni. Il termine tedesco Offerte compare sui moduli di artigiani e uffici pubblici in tutta la Svizzera.

La stima dei costi (Kostenvoranschlag) è più elastica. Indica quanto costerà all'incirca un lavoro, per esempio una ristrutturazione la cui portata si vede solo aprendo la parete. Scostamenti nella misura abituale sono messi in conto, e il documento dovrebbe dirlo. Chi invece indica un prezzo fisso scrive un preventivo.

La fattura arriva per ultima, a prestazione eseguita. Reclama l'importo e porta la sezione di pagamento QR. Un preventivo non ha polizza di versamento, perché non c'è ancora nulla da pagare. I tre documenti si costruiscono uno sull'altro: preventivo, ordine, fattura.

Le 10 indicazioni che ogni preventivo deve avere

Per i preventivi non esiste una legge sulla forma come l'art. 26 LIVA per le fatture. Nella pratica clienti, fiduciari e, in caso di lite, anche un tribunale si aspettano le stesse indicazioni. L'ordine segue il documento dall'alto in basso:

1. 1Mittente: il tuo nome o la tua ditta con indirizzo completo, e-mail e telefono. Se sei iscritto al registro IVA, il numero IVA va nell'intestazione.
2. 2Destinatario: nome e indirizzo del cliente, per le aziende con persona di contatto. Così il preventivo arriva a chi decide.
3. 3Data: la data di emissione. Da qui decorre il termine di validità.
4. 4Numero di preventivo: univoco e progressivo, separato dai numeri di fattura. Ricompare poi come riferimento sulla conferma d'ordine e sulla fattura.
5. 5Posizioni: ogni prestazione su una riga propria con quantità, unità (ore, m², forfait, pezzi) e prezzo unitario. Più la descrizione è concreta, meno discussioni alla fine.
6. 6Indicazione IVA: se sei assoggettato, aliquota e importo per aliquota (8,1 %, 2,6 % o 3,8 %). Senza assoggettamento la riga sparisce e il totale è il prezzo finale.
7. 7Totale: subtotale, IVA e importo complessivo in CHF, ben separati. Gli sconti su una riga propria, non nascosti nel prezzo unitario.
8. 8Validità: fino a quando vale l'offerta, come data precisa o come termine dall'emissione. L'uso è 30 giorni.
9. 9Condizioni di pagamento e consegna: termine di pagamento dopo la fatturazione, eventuale acconto, data di consegna o esecuzione, cosa non è compreso nel prezzo.
10. 10Firma e accettazione: la tua firma e un campo per l'accettazione del cliente con luogo, data e firma. Un preventivo accettato è l'ordine.

Validità e vincolo: quanto è ferma un'offerta?

Un preventivo è una proposta ai sensi del Codice delle obbligazioni. Se la controparte accetta entro il termine, il contratto è concluso, alle condizioni scritte sul foglio. Per questo le posizioni meritano cura: ciò che non è scritto non è pattuito.

Senza indicazione di validità resta aperto per quanto tempo sei vincolato al tuo prezzo. Fissa un termine e la questione è chiusa: scaduto, puoi ricalcolare, perché i materiali sono rincarati o la tua agenda è piena. La maggior parte delle aziende svizzere scrive 30 giorni; nei mestieri stagionali o con materiali dai prezzi instabili, anche 14 giorni.

Se non vuoi vincolarti, scrivilo: «offerta senza impegno» o «prezzi salvo variazioni». Il documento vale allora come invito a chiedere, non come proposta. Per il tuo caso concreto chiedi al tuo fiduciario o a una consulenza legale; questa pagina descrive la prassi corrente, non un parere legale.

Esempio di preventivo con cifre

Così appare la parte delle posizioni di un preventivo, qui per un progetto grafico della ditta dimostrativa Atelier Nordwand GmbH alla Muster AG. Le righe mostrano lo schema che resta uguale in ogni settore: descrizione, quantità, unità, prezzo unitario, importo. Sotto: subtotale, IVA e totale.

Sotto la tabella seguono le condizioni: pagamento a 30 giorni dalla fatturazione, esecuzione entro quattro settimane dall'accettazione, costi di stampa esclusi. Per finire il campo di accettazione con luogo, data e firma del cliente. Se l'azienda non è assoggettata all'IVA, la riga IVA sparisce e il subtotale coincide con il totale.

Dal preventivo alla fattura: un clic in Payvetia

Il preventivo è accettato, il lavoro è fatto. Ora serve la fattura, con le stesse posizioni, gli stessi prezzi e senza errori di battitura nel ricopiare. Con un modello Word significa: duplicare il file, cambiare il titolo, assegnare un numero a mano, aggiungere in qualche modo una sezione di pagamento.

In Payvetia segni il preventivo come accettato e ne crei la fattura con un solo clic. Tutte le posizioni, quantità e prezzi passano nella fattura, che riceve il proprio numero progressivo dal tuo contatore, e la sezione di pagamento QR con il tuo IBAN o QR-IBAN viene generata automaticamente secondo lo Swiss Payment Standard. Il preventivo resta archiviato come documento, collegato alla fattura.

Numeri di preventivo e numeri di fattura corrono su due serie separate, così entrambe restano senza buchi. Clienti e posizioni li salvi una volta e la volta dopo li scegli da una lista. La lingua del documento si imposta per ogni preventivo: tedesco, francese, italiano o inglese. Nel piano Free i primi 3 documenti sono gratuiti; l'IVA sul PDF è una funzione Pro.

Preventivo per settore: cosa mettere nelle posizioni

La struttura resta la stessa, cambiano le posizioni. Quattro esempi da settori in cui si scrivono preventivi ogni giorno:

1. 1Pittore: superficie in m² per locale o facciata, lavori preparatori come mascheratura e stuccatura in ore, materiale a forfait o al litro, ponteggio come posizione separata. Indicare il numero di mani.
2. 2Pulizie: intervento all'ora o per oggetto, frequenza per i contratti ricorrenti (settimanale, mensile), prodotti compresi o a parte, pulizia finale con garanzia di consegna su una riga propria.
3. 3Custodia stabili: forfait mensile per vano scale, esterni e piccole riparazioni, servizio invernale come posizione stagionale, materiale secondo spesa. Durata e termine di disdetta nelle condizioni.
4. 4Grafica e design: concetto e bozza a forfait con un numero definito di giri di correzioni, esecuzione a ore, diritti d'uso e file di stampa come posizioni distinte. Escludere o quantificare costi di stampa e licenze.

Errori frequenti nei preventivi

L'errore più costoso è la posizione vaga. «Lavori di pittura soggiorno, CHF 1'800.00» non dice se soffitto, porte e telai delle finestre sono compresi. Se non è scritto, se ne discute alla fine, e di solito ci rimetti tu. Scrivi la quantità, l'unità e cosa è escluso.

Errore numero due: la validità mancante. Un preventivo di febbraio rispunta a settembre e il cliente pretende il vecchio prezzo. Una riga con una data lo impedisce. La mancata indicazione IVA fa lo stesso effetto: se non è chiaro se i prezzi sono IVA inclusa o esclusa, il cliente conta sul totale più basso.

Meno visibile ma altrettanto fastidioso: numeri di preventivo che si scontrano con i numeri di fattura, perché entrambi copiati dallo stesso file Word. Oppure una sezione di pagamento sul preventivo, che il cliente scambia per una fattura e paga prima ancora che il lavoro inizi. Un programma che conosce preventivo e fattura come tipi di documento distinti rende impossibili entrambi gli errori.

Domande frequenti sul preventivo