Indice
- Le 8 indicazioni che ogni fattura deve contenere
- L'IVA in fattura: le tre aliquote
- La sezione di pagamento: la fattura QR dal 2022
- Fissare il termine di pagamento e sollecitare in caso di ritardo
- Fattura di esempio: com'è fatto il documento finito
- Privato o indipendente: chi può emettere una fattura?
- Checklist: gli errori più frequenti prima dell'invio
- Domande frequenti sulla fatturazione in Svizzera
Scrivere una fattura in Svizzera: la guida passo per passo
Una fattura svizzera non ha un layout prescritto. Conta il contenuto: chi fattura cosa a chi, per quale importo, da pagare entro quando e su quale conto. Questa guida passa in rassegna ogni punto, dal mittente alla sezione di pagamento QR, mostra una fattura di esempio completa con IVA e chiude con una checklist degli errori che fanno tornare indietro una fattura. Vale per ditte individuali, Sagl, freelance e privati che fatturano una prestazione occasionale.
Di Payvetia · Aggiornato il
Checklist: 8 indicazioni obbligatorie
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Le 8 indicazioni che ogni fattura deve contenere
La legge prescrive il contenuto della fattura solo per le imprese assoggettate all'IVA, all'art. 26 LIVA. Nella pratica tutti i clienti si aspettano le stesse indicazioni, perché senza di esse la loro contabilità non può registrare la fattura. Se ne manca una, la fattura torna indietro o resta ferma.
- 1Mittente: il tuo nome o la tua ditta con via, NPA e località. Se sei iscritto al registro IVA, aggiungi il numero nel formato CHE-123.456.789 IVA.
- 2Destinatario: nome e indirizzo completo del cliente. Per le società, esattamente come nel registro di commercio, altrimenti la loro contabilità respinge la fattura.
- 3Data della fattura: il giorno in cui emetti la fattura. Da qui decorre il termine di pagamento.
- 4Numero di fattura: univoco e progressivo, per esempio 2026-014. Due fatture con lo stesso numero sono il classico errore contabile.
- 5Prestazione e data della prestazione: cosa hai fornito e quando. Per i servizi basta il periodo, per esempio "Consulenza, marzo 2026". Più è preciso, meno domande arrivano.
- 6Posizioni e importo: ogni posizione con quantità, prezzo unitario e importo di riga, poi subtotale e totale in CHF. Scrivi gli importi nel formato svizzero: CHF 1'250.00.
- 7Indicazioni IVA, se assoggettato: aliquota e importo IVA, separati per aliquota, più l'indicazione se i prezzi sono IVA inclusa o esclusa. Senza assoggettamento questa riga sparisce del tutto.
- 8Informazioni di pagamento: il tuo IBAN o QR-IBAN e il termine di pagamento. In Svizzera questo significa la sezione di pagamento QR, che ogni app bancaria svizzera sa scansionare.
L'IVA in fattura: le tre aliquote
L'IVA va in fattura solo se sei iscritto al registro IVA. L'obbligo scatta da CHF 100'000 di cifra d'affari annua da prestazioni imponibili. Sotto questa soglia puoi iscriverti volontariamente, ma non sei obbligato. Se non sei iscritto, la tua fattura non ha né riga IVA, né aliquota, né numero IVA. Se esponi comunque l'IVA, la devi all'amministrazione fiscale.
Se sei iscritto, dal 1° gennaio 2024 a ogni posizione si applica una di queste tre aliquote:
| Aliquota | Si applica a | Esempio |
|---|---|---|
| 8,1 % | aliquota normale per la maggior parte di beni e servizi | consulenza, webdesign, lavori artigianali, elettronica |
| 2,6 % | aliquota ridotta per i beni di prima necessità | alimentari, libri, giornali, medicinali |
| 3,8 % | aliquota speciale per l'alloggio | notte in albergo con colazione |
In fattura indichi per ogni aliquota l'importo netto, l'aliquota e l'importo IVA. La maggior parte degli indipendenti usa solo l'aliquota normale dell'8,1 %. Che tu conteggi con l'AFC secondo il metodo effettivo o con l'aliquota saldo non cambia nulla in fattura. Le aliquote in vigore sono pubblicate dall'Amministrazione federale delle contribuzioni; se hai dubbi sul tuo assoggettamento, chiedi al tuo fiduciario. La nostra pagina sulla fattura con IVA spiega nel dettaglio come esporla correttamente.
La sezione di pagamento: la fattura QR dal 2022
Le polizze rosse e arancioni sono storia. Dal 1° ottobre 2022 in Svizzera vale la fattura QR: una sezione di pagamento nel terzo inferiore della pagina con lo Swiss QR Code, che codifica IBAN, importo, indirizzo del creditore e, facoltativamente, un riferimento. Il cliente scansiona il codice con l'app bancaria, controlla i dati precompilati e conferma. Niente più IBAN da digitare, niente più cifre invertite.
La struttura della sezione di pagamento è fissata dallo standard fattura QR di SIX: ordine dei campi, dimensioni dei caratteri, croce svizzera al centro del codice. Un codice QR generato da un generatore online qualsiasi, che contiene solo testo, viene rifiutato dalle app bancarie. Con un IBAN normale crei una fattura QR senza riferimento strutturato; con un QR-IBAN si aggiunge il riferimento QR, che permette di abbinare automaticamente i pagamenti in entrata. Payvetia costruisce la sezione di pagamento secondo questo standard su ogni fattura e genera automaticamente il numero di riferimento quando usi un QR-IBAN.
Fissare il termine di pagamento e sollecitare in caso di ritardo
In Svizzera non esiste un termine di pagamento legale; lo fissi tu e lo scrivi in fattura, per esempio "Pagabile entro 30 giorni". Trenta giorni è la prassi. Per importi piccoli o clienti nuovi, 10 o 14 giorni sono altrettanto legittimi. L'importante è che un termine ci sia, altrimenti nessuno sa da quando la fattura è scaduta.
Scaduto il termine, invii un sollecito. Secondo l'art. 102 CO, il sollecito costituisce in mora il debitore; da quel momento puoi chiedere gli interessi di mora. Se la fattura indica una data di pagamento fissa, la mora scatta anche senza sollecito. La prassi prevede due o tre livelli di sollecito a circa due settimane di distanza: prima un promemoria cordiale, poi un sollecito con nuovo termine, infine la minaccia di esecuzione. In Payvetia crei il sollecito direttamente dalla fattura aperta; posizioni, importo e numero di fattura vengono ripresi, e l'elenco fatture ti mostra quali sono scadute.
Fattura di esempio: com'è fatto il documento finito
La ditta dimostrativa Atelier Nordwand GmbH fattura un sito web a Muster AG. La fattura è assoggettata all'IVA ed emessa all'aliquota normale dell'8,1 %. Questo è il PDF che Payvetia ne genera, con la sezione di pagamento QR in fondo alla pagina:
| Posizione | Quantità | Importo |
|---|---|---|
| Concetto e consulenza | 5 h a CHF 250.00 | CHF 1'250.00 |
| Realizzazione sito web | forfait | CHF 3'000.00 |
| Fotografia in loco | 1 giorno | CHF 750.00 |
| Subtotale IVA esclusa | CHF 5'000.00 | |
| IVA 8,1 % | CHF 405.00 | |
| Totale IVA inclusa | CHF 5'405.00 |
Atelier Nordwand GmbH con via, NPA, località e IDI, così come l'azienda si presenta. Se sei assoggettato, qui compare anche il numero IVA.
Se Atelier Nordwand non fosse assoggettata, le righe "IVA 8,1 %" e "IVA esclusa" sparirebbero e il totale sarebbe CHF 5'000.00. Tutto il resto resterebbe uguale. Payvetia calcola subtotale, IVA e totale dalle posizioni, assegna il numero di fattura in modo definitivo al primo PDF e lo incrementa alla fattura successiva. La lingua del documento la scegli per ogni fattura: tedesco, francese, italiano o inglese.
Privato o indipendente: chi può emettere una fattura?
Emettere una fattura può farlo chiunque. Non servono né una ditta né un'iscrizione al registro di commercio. Se come privato hai curato il giardino della vicina o disegnato un logo per un'associazione, scrivi una fattura con esattamente le stesse indicazioni di un'impresa: mittente, destinatario, data, numero, prestazione, importo, IBAN. Manca solo la riga IVA, perché non sei nel registro IVA.
Per gli indipendenti con ditta individuale la fattura è identica. La differenza non sta nel documento ma attorno: devi numerare e archiviare le fatture e conservarle dieci anni secondo l'art. 958f CO, e da CHF 100'000 di cifra d'affari si aggiunge l'IVA. Se la tua attività conti come attività indipendente e cosa comporti per le assicurazioni sociali lo chiarisci con la tua cassa di compensazione o con il fiduciario; la fattura in sé non cambia.
Checklist: gli errori più frequenti prima dell'invio
Controlla questi punti prima di premere Invia. Ognuno costa giorni nella pratica, perché la fattura torna indietro o resta bloccata nella contabilità del cliente:
- 1Numero di fattura doppio o mancante: un numero per fattura, progressivo, senza buchi. Per gli storni emetti una nota di credito invece di riutilizzare il numero.
- 2IVA esposta senza iscrizione: senza numero IVA, nessuna riga IVA. Al contrario, con l'iscrizione non può mancare.
- 3Aliquota sbagliata o assente: 8,1 % per quasi tutto, 2,6 % e 3,8 % solo per le eccezioni citate. L'aliquota compare su ogni posizione o in un riepilogo per aliquota.
- 4Nessun termine di pagamento: "Pagabile entro 30 giorni" o una data fissa. Senza termine non c'è mora.
- 5IBAN come testo invece della sezione di pagamento QR: un IBAN nel testo va digitato, con margine d'errore. La sezione di pagamento QR si scansiona.
- 6Formato dell'importo sbagliato: CHF 1'250.00 con l'apostrofo come separatore delle migliaia e il punto come separatore decimale. In contanti si arrotonda ai 5 centesimi.
Con un programma di fatturazione la maggior parte di questi errori sparisce, perché numero, importi, IVA e sezione di pagamento QR vengono calcolati dai tuoi dati di base. Payvetia funziona nel browser e nell'app iOS; salvi clienti e posizioni una volta sola, e da lì in poi una nuova fattura è questione di selezionare e inviare. I dati sono ospitati in Svizzera.
Domande frequenti sulla fatturazione in Svizzera
Servono mittente, destinatario, data della fattura, un numero progressivo, la prestazione con data o periodo, le posizioni con totale in CHF, aliquota e importo IVA se sei assoggettato, e le tue informazioni di pagamento con termine. In PDF con sezione di pagamento QR la fattura è pronta per l'invio via e-mail.
