Fattura freelance Svizzera: come scriverla correttamente

Cosa deve contenere una fattura da freelance

Una fattura da freelance segue le stesse regole di ogni altra fattura svizzera. L'art. 26 LIVA fissa il contenuto delle fatture degli assoggettati, e anche senza assoggettamento la contabilità del tuo cliente si aspetta esattamente queste indicazioni:

1. 1Il tuo nome e il tuo indirizzo: come ti presenti professionalmente. Non ti serve una ditta; nome e cognome con indirizzo bastano. Se sei iscritto all'IVA, aggiungi il numero IVA.
2. 2Nome e indirizzo del cliente: l'azienda che ti ha incaricato, non la persona di contatto. Le aziende più grandi spesso richiedono un numero d'ordine o di progetto, altrimenti la fattura resta ferma nella contabilità fornitori.
3. 3Data della fattura e termine di pagamento: la data di emissione più il termine, di norma 30 giorni in Svizzera.
4. 4Numero di fattura: univoco e progressivo, per esempio 2026-014.
5. 5Prestazione con periodo: cosa hai fatto e quando. Nelle fatture a ore il periodo conta più che nelle fatture a pezzi, perché senza di esso il cliente non può verificare le tue ore.
6. 6Posizioni, subtotale e totale: in CHF, o nella valuta estera concordata. Se sei assoggettato, aggiungi aliquota e importo IVA.
7. 7Dati di pagamento: il tuo IBAN o QR-IBAN, al meglio come sezione di pagamento QR secondo lo standard SIX.

Tariffa oraria, forfait o tariffa giornaliera: come scrivere la posizione

La maggior parte delle domande sulla fattura da freelance riguarda una sola riga: la posizione. Con una tariffa oraria tieni separate quantità e unità: quantità 12, unità "ore", tariffa CHF 120.00, importo CHF 1'440.00. Il periodo di prestazione va nella descrizione della posizione o in una riga sotto, per esempio "Periodo di prestazione dal 3 al 7 agosto 2026". Mezze ore e quarti d'ora si scrivono in decimali: 12.5 ore, non 12 ore e 30 minuti.

Con un forfait la quantità è 1 e la tariffa è l'importo concordato. La descrizione deve dire cosa copre il forfait, per esempio "Sviluppo logo secondo offerta 2026-009, incluse due tornate di correzioni". Così resta chiaro anche in seguito cosa era compreso e cosa no. La tariffa giornaliera segue lo stesso schema della tariffa oraria, con "giorno" come unità e la tariffa giornaliera concordata come prezzo. La mezza giornata si scrive 0.5.

Un rapporto dettagliato con i singoli giorni di lavoro non va sulla fattura stessa. Se il cliente lo chiede, lo alleghi come foglio separato e lo richiami nella posizione. La fattura resta su una pagina e la contabilità del cliente trova subito il totale.

Esempio di fattura: progetto web con ore e spese

Ecco com'è fatta la parte delle posizioni di una fattura da freelance. Il mittente è la ditta dimostrativa Atelier Nordwand GmbH, la cliente Muster AG, numero di fattura 2026-014, periodo di prestazione dal 3 al 14 agosto 2026, termine di pagamento 30 giorni:

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1Mittente con indirizzo

Atelier Nordwand GmbH con via, NPA, località e IDI, così come l'azienda si presenta. Se sei assoggettato, qui compare anche il numero IVA.

1. 1Mittente con indirizzo: Atelier Nordwand GmbH con via, NPA, località e IDI, così come l'azienda si presenta. Se sei assoggettato, qui compare anche il numero IVA.
2. 2Titolo del documento «Rechnung»: Il titolo dice alla contabilità del cliente cosa ha in mano. Preventivo e sollecito hanno il proprio titolo.
3. 3Numero, data, scadenza: R-2026-0016, emessa il 15.08.2026, scadenza il 14.09.2026. Il termine di 30 giorni decorre dalla data della fattura.
4. 4Destinatario: Müller & Söhne GmbH con indirizzo completo e, essendo a sua volta assoggettata, con il proprio numero IVA.
5. 5Voci con quantità e prezzo: Ogni riga con descrizione, quantità, prezzo unitario e totale di riga. Lo sconto del 7 % sta sulla voce, non nascosto nel totale.
6. 6Subtotale, IVA, totale: Netto CHF 2'153.10, IVA 8,1 % CHF 174.40, totale CHF 2'327.50. L'aliquota sta accanto all'importo dell'imposta.
7. 7Termine di pagamento: «Pagabile entro 30 giorni» nel testo finale. Senza termine nessuno sa da quando la fattura è scaduta.
8. 8Sezione pagamento QR: Sezione pagamento e ricevuta secondo lo standard SIX: IBAN, importo, entrambi gli indirizzi e il numero di fattura come informazione aggiuntiva. L'app bancaria legge tutto dal codice.

Se non sei iscritto al registro IVA, la riga "IVA 8,1 %" e il numero IVA nell'intestazione spariscono. Il subtotale diventa il totale: CHF 4'000.00. Tutto il resto rimane uguale, compresa la posizione delle spese.

Scrivi gli importi con l'apostrofo come separatore delle migliaia e due decimali, quindi CHF 1'440.00. L'arrotondamento ai 5 centesimi serve solo per i pagamenti in contanti; per i bonifici resta l'importo esatto.

Con o senza IVA come freelance

Se sulla tua fattura va una riga IVA non lo decide il cliente e nemmeno l'importo della singola fattura, ma la tua iscrizione al registro IVA. Sotto CHF 100'000 di fatturato annuo sei esente dall'assoggettamento e fatturi senza IVA: nessuna riga IVA, nessuna aliquota, nessun numero IVA. Chi espone l'IVA senza essere iscritto deve quell'importo all'amministrazione fiscale.

Se sei iscritto, su ogni fattura vanno la tua aliquota (8,1 %, 2,6 % o 3,8 %), l'importo d'imposta e il tuo numero IVA nel formato CHE-XXX.XXX.XXX IVA. Che tu conteggi con il metodo effettivo o con l'aliquota saldo non cambia nulla sulla fattura. Le aliquote in vigore sono pubblicate dall'Amministrazione federale delle contribuzioni. Se e quando devi iscriverti lo chiarisci con il tuo fiduciario.

In Payvetia imposti l'IVA una volta sola nel profilo. Senza iscrizione la riga resta assente da tutti i documenti; con iscrizione l'app calcola aliquota e importo per posizione. Le analisi ti mostrano un'anteprima con il metodo effettivo e con l'aliquota saldo. I documenti con IVA sono una funzione Pro.

Riaddebitare spese ed esborsi

Viaggi, pernottamenti, materiale o licenze che anticipi per l'incarico li riaddebiti come posizione a sé, non nascosti nella tariffa oraria. Scrivi nella descrizione a cosa serviva la spesa e allega i giustificativi o citali nella posizione. I clienti che devono controllare le spese te ne saranno grati.

Chiarisci in anticipo cosa copre il cliente. Il posto più semplice è l'offerta: "Spese a consuntivo contro giustificativo" o "Spese di viaggio forfettarie CHF 0.70 al chilometro". Così al momento della fattura non c'è discussione. Gli esborsi più grandi li metti nella fattura in corso, non aspetti la fine del progetto.

In Payvetia inserisci una posizione di spesa come qualsiasi altra e la salvi se ricorre spesso. Le posizioni salvate sono a un tocco di distanza nella fattura successiva.

Termine di pagamento, acconto e sollecito

In Svizzera il termine di pagamento usuale è di 30 giorni; termini più brevi sono ammessi e diffusi per gli importi piccoli. Conta solo che il termine sia stampato sulla fattura. In Payvetia fissi il tuo termine standard una volta e lo cambi per singola fattura quando un cliente ha concordato altro.

Nei progetti lunghi non fatturi tutto alla fine. Una fattura d'acconto all'inizio e una fattura finale per il saldo sono la prassi tra i freelance, e non solo nei progetti grandi. Se un cliente paga solo una parte, in Payvetia registri il pagamento parziale sulla fattura; il resto rimane aperto e la fattura continua a comparire nell'elenco delle partite aperte.

Se il cliente non paga dopo la scadenza, invii un sollecito. Secondo l'art. 102 CO, il sollecito mette il debitore in mora quando non era stata concordata una data di pagamento fissa. In Payvetia crei il sollecito direttamente dalla fattura: posizioni, importo e riferimento vengono ripresi, tu aggiungi al massimo un termine e una frase.

Clienti all'estero: valuta, lingua e sezione di pagamento QR

Molti freelance lavorano per clienti in Italia, Germania o negli Stati Uniti. Sulla fattura cambiano soprattutto la lingua e la valuta. Emettila nella lingua in cui hai trattato e nella valuta che avete concordato. In Payvetia scegli la lingua per singolo documento: tedesco, francese, italiano o inglese. Posizioni, importi e indicazioni di pagamento compaiono in quella lingua.

Le fatture in EUR, USD o GBP le crei nella valuta estera; l'app fissa il cambio in CHF alla data della fattura, così la tua contabilità può dichiarare il fatturato in CHF. Per la sezione di pagamento QR vale una limitazione: lo Swiss QR Code è pensato per pagamenti in CHF ed EUR su un conto svizzero. Per queste due valute Payvetia allega la sezione di pagamento; per le altre valute l'app stampa i dati bancari che hai registrato per quella valuta.

Se la tua prestazione per un cliente estero si fattura con o senza IVA dipende dal luogo della prestazione. È una domanda per il tuo fiduciario, non per un programma di fatturazione. Payvetia emette la fattura così come la imposti.

Ecco come si svolge un incarico freelance tipico con Payvetia: scrivi l'offerta con le tue posizioni e il tuo cliente salvati. Quando il cliente accetta, trasformi l'offerta in fattura con un tocco; posizioni e dati del cliente vengono ripresi, il numero di fattura viene assegnato al primo PDF e avanza da solo. La sezione di pagamento QR finisce sul PDF con il tuo IBAN o QR-IBAN.

Invii la fattura per e-mail direttamente dall'app, vedi se è aperta o pagata, registri i pagamenti parziali e, se serve, crei il sollecito dalla stessa fattura. Tutto questo funziona nel browser e nell'app iOS, con dati ospitati in Svizzera.

Domande frequenti sulla fattura da freelance