Modèle de devis Suisse : rédiger un devis qui sera accepté

Devis, estimation ou facture : qui fait quoi ?

Le devis est votre offre de prix pour une prestation clairement décrite. Si le client accepte, l'affaire est conclue à ces conditions. Le terme alémanique Offerte se retrouve sur les formulaires d'artisans et d'administrations dans toute la Suisse.

L'estimation de coûts (Kostenvoranschlag) est plus souple. Elle évalue ce qu'un travail coûtera à peu près, par exemple une rénovation dont l'ampleur n'apparaît qu'une fois le mur ouvert. Des écarts dans la marge habituelle sont prévus, et le document doit le dire. Si vous annoncez un prix ferme, vous rédigez un devis.

La facture arrive tout à la fin, une fois la prestation fournie. Elle réclame le montant et porte la section de paiement QR. Un devis n'a pas de bulletin de versement, puisqu'il n'y a encore rien à payer. Les trois documents se succèdent : devis, commande, facture.

Les 10 mentions que tout devis doit contenir

Aucune loi ne fixe la forme du devis comme l'art. 26 LTVA le fait pour la facture. Dans la pratique, clients, fiduciaires et, en cas de litige, tribunaux attendent les mêmes mentions. L'ordre suit le document de haut en bas :

1. 1Émetteur: votre nom ou raison sociale avec adresse complète, e-mail et téléphone. Si vous êtes inscrit au registre TVA, le numéro TVA figure dans l'en-tête.
2. 2Destinataire: nom et adresse du client, avec une personne de contact pour les entreprises. Le devis parvient ainsi à la personne qui décide.
3. 3Date: la date d'émission. Le délai de validité court à partir de là.
4. 4Numéro de devis: unique et séquentiel, distinct des numéros de facture. Il réapparaît ensuite comme référence sur la confirmation de commande et la facture.
5. 5Positions: chaque prestation sur sa propre ligne avec quantité, unité (heures, m², forfait, pièces) et prix unitaire. Plus la description est concrète, moins il y a de discussion à la fin.
6. 6Mention TVA: si vous êtes assujetti, taux et montant par taux (8,1 %, 2,6 % ou 3,8 %). Sans assujettissement, la ligne disparaît et le total est le prix final.
7. 7Total: sous-total, TVA et montant global en CHF, clairement séparés. Les rabais sur une ligne à part, pas cachés dans le prix unitaire.
8. 8Validité: jusqu'à quand l'offre tient, en date précise ou en délai depuis l'émission. 30 jours est l'usage.
9. 9Conditions de paiement et de livraison: délai de paiement après facturation, éventuel acompte, date de livraison ou d'exécution, ce qui n'est pas compris dans le prix.
10. 10Signature et acceptation: votre signature et un champ pour l'acceptation par le client avec lieu, date et signature. Un devis accepté vaut commande.

Validité et caractère contraignant : un devis engage-t-il ?

Un devis est une offre au sens du Code des obligations. Si l'autre partie accepte dans le délai, le contrat est conclu, aux conditions écrites sur le papier. C'est pourquoi les positions méritent du soin : ce qui n'est pas écrit n'est pas convenu.

Sans date de validité, on ne sait pas combien de temps vous êtes lié à votre prix. Fixez un délai et la question est réglée : une fois passé, vous pouvez recalculer, parce que les matériaux ont renchéri ou que votre agenda est plein. La plupart des entreprises suisses écrivent 30 jours ; dans les métiers saisonniers ou avec des matériaux volatils, 14 jours est fréquent.

Si vous ne voulez pas vous engager, écrivez-le : « devis sans engagement » ou « prix sous réserve ». Le document vaut alors invitation à demander, pas offre. Pour votre cas concret, demandez à votre fiduciaire ou à un conseil juridique ; cette page décrit la pratique courante, pas un avis de droit.

Exemple de devis chiffré

Voici la partie positions d'un devis, ici pour un projet graphique de l'entreprise de démonstration Atelier Nordwand GmbH à Muster AG. Les lignes montrent le schéma qui reste identique dans tous les métiers : description, quantité, unité, prix unitaire, montant. En dessous : sous-total, TVA et total.

Sous le tableau viennent les conditions : paiement à 30 jours après facturation, exécution dans les quatre semaines suivant l'acceptation, frais d'impression non compris. Pour finir, le champ d'acceptation avec lieu, date et signature du client. Si l'entreprise n'est pas assujettie à la TVA, la ligne TVA disparaît et le sous-total devient le total.

Du devis à la facture : un clic dans Payvetia

Le devis est accepté, le travail est fait. Il faut maintenant la facture, avec les mêmes positions, les mêmes prix et sans faute de frappe au report. Avec un modèle Word, cela signifie : dupliquer le fichier, changer le titre, attribuer un numéro à la main, ajouter tant bien que mal une section de paiement.

Dans Payvetia, vous marquez le devis comme accepté et vous en créez la facture d'un seul clic. Toutes les positions, quantités et prix sont repris, la facture reçoit son propre numéro séquentiel issu de votre compteur, et la section de paiement QR avec votre IBAN ou QR-IBAN est générée automatiquement selon le Swiss Payment Standard. Le devis reste archivé comme document, lié à la facture.

Les numéros de devis et de facture forment deux séries distinctes, pour que chacune reste sans trou. Clients et positions sont enregistrés une fois et choisis dans une liste la fois suivante. La langue du document se règle par devis : allemand, français, italien ou anglais. Avec le plan Free, les 3 premiers documents sont gratuits ; la TVA sur le PDF est une fonction Pro.

Le devis par métier : quoi mettre dans les positions

La structure ne change pas, les positions si. Quatre exemples tirés de métiers où l'on rédige des devis tous les jours :

1. 1Peintre: surface en m² par pièce ou façade, travaux préparatoires comme masquage et enduit en heures, matériel en forfait ou au litre, échafaudage en position séparée. Indiquer le nombre de couches.
2. 2Nettoyage: intervention à l'heure ou par objet, fréquence pour les contrats récurrents (hebdomadaire, mensuel), produits compris ou à part, nettoyage de fin de bail avec garantie de remise sur une ligne propre.
3. 3Conciergerie: forfait mensuel pour cage d'escalier, extérieurs et petites réparations, service hivernal en position saisonnière, matériel selon dépenses. Durée et délai de résiliation dans les conditions.
4. 4Graphisme et design: concept et ébauche en forfait avec un nombre défini de tours de corrections, exécution à l'heure, droits d'utilisation et fichiers d'impression en positions distinctes. Exclure ou chiffrer les frais d'impression et de licence.

Erreurs fréquentes dans les devis

L'erreur la plus coûteuse est la position vague. « Travaux de peinture salon, CHF 1'800.00 » ne dit pas si le plafond, les portes et les cadres de fenêtres sont compris. Ce qui n'est pas écrit se discute à la fin, et c'est en général vous qui payez. Écrivez la quantité, l'unité et ce qui est exclu.

Deuxième erreur : la validité absente. Un devis de février ressort en septembre et le client exige l'ancien prix. Une ligne avec une date l'empêche. L'absence de mention TVA produit le même effet : si l'on ne sait pas si les prix s'entendent TVA comprise ou non, le client retient le total le plus bas.

Moins visible mais tout aussi pénible : des numéros de devis qui entrent en collision avec les numéros de facture, parce que les deux ont été copiés du même fichier Word. Ou une section de paiement sur le devis, que le client prend pour une facture et règle avant même le début des travaux. Un logiciel qui distingue devis et facture comme types de documents rend ces deux erreurs impossibles.

Questions fréquentes sur le devis