Facture freelance Suisse : comment la rédiger correctement

Ce qui doit figurer sur une facture de freelance

Une facture de freelance suit les mêmes règles que toute autre facture suisse. L'art. 26 LTVA fixe le contenu des factures des assujettis, et même sans assujettissement, la comptabilité de votre client attend exactement ces mentions :

1. 1Votre nom et votre adresse: tels que vous les utilisez professionnellement. Vous n'avez pas besoin d'une société pour cela ; vos nom et prénom avec votre adresse suffisent. Si vous êtes inscrit à la TVA, ajoutez le numéro TVA.
2. 2Nom et adresse du client: la société qui vous a mandaté, pas la personne de contact. Les grandes entreprises exigent souvent un numéro de commande ou de projet, sinon la facture reste bloquée chez les créanciers.
3. 3Date de facture et délai de paiement: la date d'émission plus le délai, en général 30 jours en Suisse.
4. 4Numéro de facture: unique et séquentiel, par exemple 2026-014.
5. 5Prestation avec période: ce que vous avez fait et quand. Sur une facture horaire, la période compte davantage que sur une facture à la pièce, car sans elle le client ne peut pas vérifier vos heures.
6. 6Positions, sous-total et total: en CHF, ou dans la devise étrangère convenue. Si vous êtes assujetti, ajoutez le taux et le montant de TVA.
7. 7Coordonnées de paiement: votre IBAN ou QR-IBAN, idéalement sous forme de section de paiement QR selon le standard SIX.

Taux horaire, forfait ou tarif journalier : comment rédiger la position

La plupart des questions sur la facture de freelance tiennent à une seule ligne : la position. Avec un taux horaire, séparez la quantité et l'unité : quantité 12, unité « h », tarif CHF 120.00, montant CHF 1'440.00. La période de prestation figure dans la description de la position ou sur une ligne en dessous, par exemple « Période de prestation du 3 au 7 août 2026 ». Les demi-heures et quarts d'heure s'écrivent en décimales : 12.5 h, et non 12 h 30.

Pour un forfait, la quantité est 1 et le tarif est le montant convenu. La description doit dire ce que le forfait couvre, par exemple « Création de logo selon offre 2026-009, deux tours de corrections inclus ». On sait ainsi plus tard ce qui était compris et ce qui ne l'était pas. Le tarif journalier suit le même schéma que le taux horaire, avec « jour » comme unité et le tarif journalier convenu comme prix. Une demi-journée s'écrit 0.5.

Un rapport détaillé jour par jour n'a pas sa place sur la facture elle-même. Si le client l'exige, joignez-le sur une feuille séparée et renvoyez-y dans la position. La facture tient ainsi sur une page et la comptabilité du client trouve le total immédiatement.

Exemple de facture : projet web avec heures et frais

Voici à quoi ressemble la partie positions d'une facture de freelance. L'émetteur est la société de démonstration Atelier Nordwand GmbH, le client Muster AG, numéro de facture 2026-014, période de prestation du 3 au 14 août 2026, délai de paiement 30 jours :

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1Émetteur avec adresse

Atelier Nordwand GmbH avec rue, NPA, localité et IDE, tel que l'entreprise se présente. Si vous êtes assujetti, le numéro de TVA figure ici aussi.

1. 1Émetteur avec adresse: Atelier Nordwand GmbH avec rue, NPA, localité et IDE, tel que l'entreprise se présente. Si vous êtes assujetti, le numéro de TVA figure ici aussi.
2. 2Titre du document « Rechnung »: Le titre indique à la comptabilité du client ce qu'elle a en main. Le devis et le rappel portent leur propre titre.
3. 3Numéro, date, échéance: R-2026-0016, émise le 15.08.2026, échéance le 14.09.2026. Le délai de 30 jours court dès la date de facture.
4. 4Destinataire: Müller & Söhne GmbH avec adresse complète et, l'entreprise étant elle-même assujettie, son propre numéro de TVA.
5. 5Lignes avec quantité et prix: Chaque ligne avec description, quantité, prix unitaire et total de ligne. Le rabais de 7 % figure sur la ligne, pas caché dans le total.
6. 6Sous-total, TVA, total: Net CHF 2'153.10, TVA 8,1 % CHF 174.40, total CHF 2'327.50. Le taux figure juste à côté du montant de la taxe.
7. 7Délai de paiement: « Payable dans les 30 jours » dans le texte de fin. Sans délai, personne ne sait à partir de quand la facture est en retard.
8. 8Section paiement QR: Section paiement et récépissé selon la norme SIX : IBAN, montant, les deux adresses et le numéro de facture en information supplémentaire. L'app bancaire lit tout dans le code.

Si vous n'êtes pas inscrit au registre TVA, la ligne « TVA 8,1 % » et le numéro TVA dans l'en-tête disparaissent. Le sous-total devient alors le total : CHF 4'000.00. Tout le reste ne change pas, y compris la position de frais.

Écrivez les montants avec l'apostrophe comme séparateur de milliers et deux décimales, soit CHF 1'440.00. L'arrondi à 5 centimes n'est nécessaire qu'en cas de paiement en espèces ; pour un virement, le montant exact reste.

Avec ou sans TVA en tant que freelance

Ce n'est ni le client ni le montant de la facture qui décide si une ligne TVA doit y figurer, mais votre inscription au registre TVA. En dessous de CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel, vous êtes libéré de l'assujettissement et facturez sans TVA : pas de ligne TVA, pas de taux, pas de numéro TVA. Qui affiche la TVA sans être inscrit la doit à l'administration fiscale.

Si vous êtes inscrit, chaque facture porte votre taux (8,1 %, 2,6 % ou 3,8 %), le montant d'impôt et votre numéro TVA au format CHE-XXX.XXX.XXX TVA. Que vous décomptiez selon la méthode effective ou au taux de la dette fiscale nette ne change rien à la facture. Les taux en vigueur sont publiés par l'Administration fédérale des contributions. Si et quand vous devez vous inscrire, c'est une question pour votre fiduciaire.

Dans Payvetia, vous réglez la TVA une seule fois dans votre profil. Sans inscription, la ligne reste absente de tous les documents ; avec inscription, l'app calcule taux et montant par position. Les analyses vous montrent un aperçu selon la méthode effective et selon le taux de la dette fiscale nette. Les documents avec TVA sont une fonction Pro.

Refacturer les frais et débours

Déplacements, nuitées, matériel ou licences que vous avancez pour le mandat se refacturent comme position à part, pas cachés dans le taux horaire. Indiquez dans la description à quoi servait la dépense et joignez les justificatifs ou mentionnez-les dans la position. Les clients qui doivent contrôler les frais vous en seront reconnaissants.

Clarifiez à l'avance ce que le client prend en charge. Le plus simple est de l'écrire dans l'offre : « Frais selon dépenses effectives sur justificatif » ou « Frais de déplacement forfaitaires CHF 0.70 par kilomètre ». Il n'y a alors aucune discussion au moment de la facture. Les débours importants se facturent dans la facture en cours plutôt qu'à la fin du projet.

Dans Payvetia, vous saisissez une position de frais comme n'importe quelle autre et vous l'enregistrez si elle revient régulièrement. Les positions enregistrées sont disponibles d'un geste sur la facture suivante.

Délai de paiement, acompte et rappel

En Suisse, le délai de paiement usuel est de 30 jours ; des délais plus courts sont permis et fréquents pour les petits montants. L'essentiel est que le délai soit imprimé sur la facture. Dans Payvetia, vous fixez votre délai standard une fois et le modifiez par facture lorsqu'un client a convenu autre chose.

Sur un projet long, vous ne facturez pas tout à la fin. Une facture d'acompte au début et une facture finale pour le solde sont la norme chez les freelances, et pas seulement sur les gros projets. Si un client ne paie qu'une partie, vous enregistrez le paiement partiel sur la facture dans Payvetia ; le solde reste ouvert et la facture continue d'apparaître dans la liste des postes ouverts.

Si le client n'a pas payé à l'échéance, vous envoyez un rappel. Selon l'art. 102 CO, le rappel met le débiteur en demeure lorsqu'aucune date de paiement fixe n'a été convenue. Dans Payvetia, vous créez le rappel directement depuis la facture : positions, montant et référence sont repris, vous ajoutez tout au plus un délai et une phrase.

Clients à l'étranger : devise, langue et section de paiement QR

Beaucoup de freelances travaillent pour des clients en France, en Allemagne ou aux États-Unis. Sur la facture, ce sont surtout la langue et la devise qui changent. Émettez-la dans la langue de la négociation et dans la devise convenue. Dans Payvetia, vous choisissez la langue par document : allemand, français, italien ou anglais. Positions, montants et indications de paiement apparaissent alors dans cette langue.

Les factures en EUR, USD ou GBP se créent dans la devise étrangère ; l'app retient le cours CHF à la date de la facture pour que votre comptabilité puisse déclarer le chiffre d'affaires en CHF. Une restriction s'applique à la section de paiement QR : le Swiss QR Code est conçu pour des paiements en CHF et en EUR sur un compte suisse. Pour ces deux devises, Payvetia joint la section de paiement ; pour les autres devises, l'app imprime les coordonnées bancaires que vous avez enregistrées pour cette devise.

Savoir si votre prestation pour un client étranger se facture avec ou sans TVA dépend du lieu de la prestation. C'est une question pour votre fiduciaire, pas pour un logiciel de facturation. Payvetia émet la facture telle que vous la configurez.

Voici le déroulement d'un mandat freelance typique avec Payvetia : vous rédigez l'offre à partir de vos positions et de votre client enregistrés. Quand le client accepte, vous transformez l'offre en facture d'un geste ; positions et données client sont reprises, le numéro de facture est attribué au premier PDF et s'incrémente automatiquement. La section de paiement QR est ajoutée au PDF avec votre IBAN ou QR-IBAN.

Vous envoyez la facture par e-mail depuis l'app, voyez si elle est ouverte ou payée, enregistrez les paiements partiels et créez au besoin le rappel depuis la même facture. Tout cela fonctionne dans le navigateur et dans l'app iOS, avec des données hébergées en Suisse.

Questions fréquentes sur la facture de freelance