Faire une facture en Suisse : le guide pas à pas

Les 8 mentions que toute facture doit contenir

La loi ne prescrit le contenu d'une facture que pour les entreprises assujetties à la TVA, à l'art. 26 LTVA. Dans les faits, tous vos clients attendent les mêmes mentions, parce que leur comptabilité ne peut pas enregistrer la facture sans elles. S'il en manque une, la facture revient ou reste en attente.

1. 1Expéditeur: votre nom ou votre raison sociale avec rue, NPA et localité. Si vous êtes inscrit au registre TVA, ajoutez votre numéro au format CHE-123.456.789 TVA.
2. 2Destinataire: nom et adresse complète du client. Pour une société, exactement comme au registre du commerce, sinon sa comptabilité refuse la facture.
3. 3Date de facture: le jour où vous établissez la facture. Le délai de paiement court à partir de là.
4. 4Numéro de facture: unique et séquentiel, par exemple 2026-014. Deux factures portant le même numéro, c'est l'erreur comptable classique.
5. 5Prestation et date de prestation: ce que vous avez livré et quand. Pour un service, une période suffit, par exemple « Conseil, mars 2026 ». Plus c'est précis, moins il y a de questions.
6. 6Positions et montant: chaque position avec quantité, prix unitaire et montant de ligne, puis sous-total et total en CHF. Écrivez les montants au format suisse : CHF 1'250.00.
7. 7Mentions TVA, si assujetti: taux et montant de TVA, séparés par taux, et l'indication si les prix s'entendent TVA comprise ou hors TVA. Sans assujettissement, cette ligne disparaît entièrement.
8. 8Informations de paiement: votre IBAN ou QR-IBAN et le délai de paiement. En Suisse, cela passe par la section de paiement QR que toute app bancaire suisse sait scanner.

La TVA sur la facture : les trois taux

La TVA figure sur votre facture uniquement si vous êtes inscrit au registre TVA. L'assujettissement devient obligatoire dès CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel provenant de prestations imposables. En dessous, l'inscription est possible mais facultative. Sans inscription, votre facture ne comporte ni ligne TVA, ni taux, ni numéro TVA. Si vous affichez quand même la TVA, vous la devez à l'administration fiscale.

Si vous êtes inscrit, l'un de ces trois taux s'applique à chaque position depuis le 1er janvier 2024 :

Sur la facture, vous indiquez par taux le montant net, le taux et le montant de TVA. La plupart des indépendants n'utilisent que le taux normal de 8,1 %. Que vous décomptiez auprès de l'AFC selon la méthode effective ou au taux de la dette fiscale nette ne change rien à la facture. Les taux en vigueur sont publiés par l'Administration fédérale des contributions ; en cas de doute sur votre propre assujettissement, demandez à votre fiduciaire. Notre page sur la facture avec TVA détaille la présentation correcte.

La section de paiement : la facture QR depuis 2022

Les bulletins rouges et oranges appartiennent au passé. Depuis le 1er octobre 2022, la Suisse utilise la facture QR : une section de paiement dans le tiers inférieur de la page, avec le Swiss QR Code qui encode l'IBAN, le montant, l'adresse du créancier et, en option, une référence. Votre client scanne le code avec son app bancaire, vérifie les données préremplies et confirme. Plus d'IBAN à retaper, plus de chiffres inversés.

La structure de la section de paiement est fixée par le standard facture QR de SIX : ordre des champs, tailles de police, croix suisse au centre du code. Un QR code issu d'un générateur en ligne quelconque, qui ne contient que du texte, est refusé par les apps bancaires. Avec une IBAN normale, vous créez une facture QR sans référence structurée ; avec une QR-IBAN s'ajoute la référence QR, qui permet de rapprocher automatiquement les paiements entrants. Payvetia construit la section de paiement selon ce standard sur chaque facture et génère automatiquement le numéro de référence lorsque vous utilisez une QR-IBAN.

Fixer un délai de paiement et relancer en cas de retard

Il n'existe pas de délai de paiement légal en Suisse ; vous le fixez vous-même et l'inscrivez sur la facture, par exemple « Payable à 30 jours ». Trente jours est l'usage. Pour de petits montants ou un nouveau client, 10 ou 14 jours sont tout aussi légitimes. L'essentiel est qu'un délai figure sur la facture, sinon personne ne sait à partir de quand elle est en retard.

Une fois le délai écoulé, vous envoyez un rappel. Selon l'art. 102 CO, le rappel met le débiteur en demeure ; dès lors, vous pouvez réclamer un intérêt moratoire. Si la facture indique une date de paiement fixe, la demeure intervient même sans rappel. La pratique courante prévoit deux ou trois niveaux de rappel espacés d'environ deux semaines : d'abord un rappel de paiement cordial, puis une sommation avec nouveau délai, enfin la menace de poursuite. Dans Payvetia, vous créez le rappel directement depuis la facture ouverte ; positions, montant et numéro de facture sont repris, et la liste des factures vous montre lesquelles sont en retard.

Facture exemple : à quoi ressemble le document fini

L'entreprise de démonstration Atelier Nordwand GmbH facture un site web à Muster AG. La facture est soumise à la TVA et établie au taux normal de 8,1 %. Voici le PDF que Payvetia en génère, section de paiement QR comprise en bas de page :

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1Émetteur avec adresse

Atelier Nordwand GmbH avec rue, NPA, localité et IDE, tel que l'entreprise se présente. Si vous êtes assujetti, le numéro de TVA figure ici aussi.

1. 1Émetteur avec adresse: Atelier Nordwand GmbH avec rue, NPA, localité et IDE, tel que l'entreprise se présente. Si vous êtes assujetti, le numéro de TVA figure ici aussi.
2. 2Titre du document « Rechnung »: Le titre indique à la comptabilité du client ce qu'elle a en main. Le devis et le rappel portent leur propre titre.
3. 3Numéro, date, échéance: R-2026-0016, émise le 15.08.2026, échéance le 14.09.2026. Le délai de 30 jours court dès la date de facture.
4. 4Destinataire: Müller & Söhne GmbH avec adresse complète et, l'entreprise étant elle-même assujettie, son propre numéro de TVA.
5. 5Lignes avec quantité et prix: Chaque ligne avec description, quantité, prix unitaire et total de ligne. Le rabais de 7 % figure sur la ligne, pas caché dans le total.
6. 6Sous-total, TVA, total: Net CHF 2'153.10, TVA 8,1 % CHF 174.40, total CHF 2'327.50. Le taux figure juste à côté du montant de la taxe.
7. 7Délai de paiement: « Payable dans les 30 jours » dans le texte de fin. Sans délai, personne ne sait à partir de quand la facture est en retard.
8. 8Section paiement QR: Section paiement et récépissé selon la norme SIX : IBAN, montant, les deux adresses et le numéro de facture en information supplémentaire. L'app bancaire lit tout dans le code.

Si Atelier Nordwand n'était pas assujetti, les lignes « TVA 8,1 % » et « hors TVA » disparaîtraient et le total serait de CHF 5'000.00. Tout le reste resterait identique. Payvetia calcule sous-total, TVA et total à partir des positions, attribue le numéro de facture de façon définitive au premier PDF et l'incrémente à la facture suivante. Vous choisissez la langue du document pour chaque facture : allemand, français, italien ou anglais.

Particulier ou indépendant : qui peut établir une facture ?

Tout le monde peut établir une facture. Vous n'avez besoin ni d'une entreprise ni d'une inscription au registre du commerce. Si, en tant que particulier, vous avez entretenu le jardin d'une voisine ou dessiné un logo pour une association, vous rédigez une facture avec exactement les mêmes mentions qu'une entreprise : expéditeur, destinataire, date, numéro, prestation, montant, IBAN. Seule la ligne TVA manque, puisque vous n'êtes pas au registre TVA.

Pour les indépendants en raison individuelle, la facture est identique elle aussi. La différence ne se situe pas dans le document mais autour : vous devez numéroter et classer vos factures et les conserver dix ans selon l'art. 958f CO, et la TVA s'ajoute dès CHF 100'000 de chiffre d'affaires. Savoir si votre activité constitue une activité indépendante et ce que cela implique pour les assurances sociales relève de votre caisse de compensation ou de votre fiduciaire ; la facture elle-même n'en est pas modifiée.

Check-list : les erreurs les plus fréquentes avant l'envoi

Passez ces points en revue avant d'appuyer sur Envoyer. Chacun coûte des jours en pratique, parce que la facture revient ou reste bloquée dans la comptabilité du client :

1. 1Numéro de facture en double ou absent: un numéro par facture, séquentiel, sans trou. Pour une annulation, établissez une note de crédit au lieu de réutiliser le numéro.
2. 2TVA affichée sans inscription: sans numéro TVA, pas de ligne TVA. À l'inverse, avec inscription, elle ne doit pas manquer.
3. 3Taux faux ou absent: 8,1 % pour presque tout, 2,6 % et 3,8 % uniquement pour les exceptions citées. Le taux figure sur chaque position ou dans un récapitulatif par taux.
4. 4Pas de délai de paiement: « Payable à 30 jours » ou une date fixe. Sans délai, pas de demeure.
5. 5IBAN en texte au lieu d'une section de paiement QR: un IBAN dans le texte courant se retape, avec un taux d'erreur. Une section de paiement QR se scanne.
6. 6Format de montant incorrect: CHF 1'250.00 avec l'apostrophe comme séparateur de milliers et le point comme séparateur décimal. En espèces, on arrondit à 5 centimes.

Avec un logiciel de facturation, la plupart de ces erreurs disparaissent, parce que numéro, montants, TVA et section de paiement QR sont calculés à partir de vos données de base. Payvetia fonctionne dans le navigateur et dans l'app iOS ; vous enregistrez clients et positions une seule fois, et une nouvelle facture se résume ensuite à sélectionner et envoyer. Vos données sont hébergées en Suisse.

Questions fréquentes sur la facturation en Suisse