Rechnung schreiben in der Schweiz: so machst du es richtig

Diese 8 Angaben gehören auf jede Rechnung

Gesetzlich vorgeschrieben ist der Rechnungsinhalt nur für MWST-pflichtige Unternehmen, und zwar in Art. 26 MWSTG. In der Praxis erwarten aber alle Kundinnen und Kunden dieselben Angaben, weil ihre Buchhaltung die Rechnung sonst nicht verbuchen kann. Fehlt eine davon, kommt die Rechnung zurück oder bleibt liegen.

1. 1Absender: dein Name oder deine Firma mit Strasse, PLZ und Ort. Wer im MWST-Register steht, ergänzt die MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST.
2. 2Empfänger: Name und vollständige Adresse der Kundin oder des Kunden. Bei Firmen so, wie sie im Handelsregister stehen, sonst weist deren Buchhaltung die Rechnung ab.
3. 3Rechnungsdatum: das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Ab hier läuft die Zahlungsfrist.
4. 4Rechnungsnummer: eindeutig und fortlaufend, zum Beispiel 2026-014. Zwei Rechnungen mit derselben Nummer sind der Klassiker unter den Buchhaltungsfehlern.
5. 5Leistung und Leistungsdatum: was du geliefert hast und wann. Bei Dienstleistungen reicht der Zeitraum, etwa "Beratung, März 2026". Je konkreter, desto weniger Rückfragen.
6. 6Positionen und Betrag: jede Position mit Menge, Einzelpreis und Zeilenbetrag, dann Zwischentotal und Total in CHF. Beträge schreibst du im Schweizer Format: CHF 1'250.00.
7. 7MWST-Angaben, falls pflichtig: Satz und MWST-Betrag, getrennt pro Satz, plus der Hinweis, ob die Preise inklusive oder exklusive MWST sind. Ohne MWST-Pflicht entfällt diese Zeile ganz.
8. 8Zahlungsinformationen: deine IBAN oder QR-IBAN und die Zahlungsfrist. In der Schweiz gehört dazu der QR-Zahlteil, den jede Schweizer Banking-App scannen kann.

MWST auf der Rechnung: die drei Sätze

Ob MWST auf deine Rechnung gehört, hängt davon ab, ob du im MWST-Register eingetragen bist. Die Pflicht beginnt ab CHF 100'000 Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen. Darunter darfst du dich freiwillig eintragen, musst aber nicht. Bist du nicht eingetragen, steht auf der Rechnung keine MWST-Zeile, kein Satz und keine MWST-Nummer. Wer trotzdem MWST ausweist, schuldet den Betrag der Steuerverwaltung.

Bist du eingetragen, gilt seit dem 1. Januar 2024 einer dieser drei Sätze pro Position:

Auf der Rechnung weist du pro Satz den Nettobetrag, den Satz und den MWST-Betrag aus. Die meisten Selbständigen brauchen nur den Normalsatz von 8,1 %. Ob du gegenüber der ESTV effektiv oder mit dem Saldosteuersatz abrechnest, ändert an der Rechnung nichts. Die aktuellen Sätze publiziert die Eidgenössische Steuerverwaltung; bei Unsicherheit über deine eigene Pflicht frag deinen Treuhänder. Alle Details zum Ausweis findest du auf unserer Seite zur MWST-Rechnung.

Der Zahlteil: seit 2022 als QR-Rechnung

Die roten und orangen Einzahlungsscheine sind Geschichte. Seit dem 1. Oktober 2022 gilt in der Schweiz die QR-Rechnung: ein Zahlteil im unteren Drittel der Seite mit dem Swiss QR Code, in dem IBAN, Betrag, Empfängeradresse und optional eine Referenz kodiert sind. Deine Kundschaft scannt den Code mit der Banking-App, kontrolliert die vorausgefüllten Angaben und bestätigt. Abtippen der IBAN entfällt, und damit auch die Zahlendreher.

Der Aufbau des Zahlteils ist im QR-Rechnung-Standard von SIX festgelegt: Reihenfolge der Felder, Schriftgrössen, Schweizer Kreuz in der Mitte des Codes. Ein QR-Code aus einem beliebigen Online-Generator, der nur Text enthält, wird von Banking-Apps nicht akzeptiert. Mit einer normalen IBAN erzeugst du eine QR-Rechnung ohne strukturierte Referenz; mit einer QR-IBAN kommt die QR-Referenz dazu, mit der Zahlungseingänge automatisch zugeordnet werden. Payvetia baut den Zahlteil bei jeder Rechnung nach diesem Standard auf und erzeugt bei einer QR-IBAN die Referenznummer automatisch.

Zahlungsfrist setzen und bei Verzug mahnen

Eine gesetzliche Zahlungsfrist gibt es in der Schweiz nicht; du legst sie selbst fest und schreibst sie auf die Rechnung, etwa "Zahlbar innert 30 Tagen". Üblich sind 30 Tage. Bei kleinen Beträgen oder neuen Kunden sind 10 oder 14 Tage genauso legitim. Wichtig ist, dass die Frist überhaupt drauf steht, denn sonst weiss niemand, ab wann die Rechnung überfällig ist.

Ist die Frist abgelaufen, schickst du eine Mahnung. Nach Art. 102 OR gerät der Schuldner mit der Mahnung in Verzug; ab dann darfst du Verzugszins verlangen. Mit einem fest datierten Zahlungstermin auf der Rechnung tritt der Verzug auch ohne Mahnung ein. Praxisüblich sind zwei bis drei Mahnstufen im Abstand von rund zwei Wochen: erst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann eine Mahnung mit neuer Frist, zuletzt die Androhung der Betreibung. In Payvetia erstellst du die Mahnung direkt aus der offenen Rechnung; Positionen, Betrag und Rechnungsnummer werden übernommen, und die Rechnungsliste zeigt dir, welche Rechnungen überfällig sind.

Beispielrechnung: so sieht das fertige Dokument aus

Die Demo-Firma Atelier Nordwand GmbH stellt der Muster AG eine Website in Rechnung. Die Rechnung ist MWST-pflichtig und wird mit dem Normalsatz von 8,1 % ausgestellt. So sieht das PDF aus, das Payvetia daraus erzeugt, inklusive QR-Zahlteil unten auf der Seite:

12345678

1Absender mit Adresse

Atelier Nordwand GmbH mit Strasse, PLZ, Ort und UID, so wie die Firma geschäftlich auftritt. Bei MWST-Pflicht steht hier auch die MWST-Nummer.

1. 1Absender mit Adresse: Atelier Nordwand GmbH mit Strasse, PLZ, Ort und UID, so wie die Firma geschäftlich auftritt. Bei MWST-Pflicht steht hier auch die MWST-Nummer.
2. 2Dokumenttitel «Rechnung»: Der Titel sagt der Buchhaltung des Kunden, was sie in der Hand hat. Offerte und Mahnung tragen ihren eigenen Titel.
3. 3Nummer, Datum, Fälligkeit: R-2026-0016, ausgestellt am 15.08.2026, fällig am 14.09.2026. Ab dem Rechnungsdatum läuft die Frist von 30 Tagen.
4. 4Empfänger: Müller & Söhne GmbH mit vollständiger Adresse und, weil selbst MWST-pflichtig, mit eigener MWST-Nummer.
5. 5Positionen mit Menge und Preis: Jede Zeile mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Zeilentotal. Der Rabatt von 7 % steht bei der Position, nicht versteckt im Total.
6. 6Zwischensumme, MWST, Total: Netto CHF 2'153.10, MWST 8,1 % CHF 174.40, Total CHF 2'327.50. Der Satz steht direkt neben dem Steuerbetrag.
7. 7Zahlungsfrist: «Zahlbar innert 30 Tagen» im Schlusstext. Ohne Frist weiss niemand, ab wann die Rechnung überfällig ist.
8. 8QR-Zahlteil: Zahlteil und Empfangsschein nach SIX-Standard: IBAN, Betrag, beide Adressen und die Rechnungsnummer als zusätzliche Information. Die Banking-App liest alles aus dem Code.

Wäre Atelier Nordwand nicht MWST-pflichtig, würden die Zeilen "MWST 8,1 %" und "exkl. MWST" entfallen, und das Total stünde bei CHF 5'000.00. Alles andere bliebe gleich. Payvetia rechnet Zwischentotal, MWST und Total aus den Positionen, vergibt die Rechnungsnummer beim ersten PDF fest und zählt sie bei der nächsten Rechnung automatisch hoch. Die Rechnungssprache wählst du pro Dokument: Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch.

Privatperson oder selbständig: wer darf Rechnungen stellen?

Rechnung stellen darf jeder. Du brauchst dafür weder eine Firma noch einen Handelsregistereintrag. Wenn du als Privatperson der Nachbarin den Garten gemacht oder einem Verein ein Logo gestaltet hast, schreibst du eine Rechnung mit genau denselben Angaben wie ein Unternehmen: Absender, Empfänger, Datum, Nummer, Leistung, Betrag, IBAN. Nur die MWST-Zeile fehlt, weil du nicht im MWST-Register bist.

Für Selbständige mit Einzelfirma sieht die Rechnung ebenfalls gleich aus. Der Unterschied liegt nicht im Dokument, sondern drumherum: Du musst deine Rechnungen nummerieren, ablegen und nach Art. 958f OR zehn Jahre aufbewahren, und ab CHF 100'000 Umsatz kommt die MWST dazu. Ob deine Tätigkeit als selbständige Erwerbstätigkeit gilt und was das für Sozialversicherungen bedeutet, klärst du mit deiner Ausgleichskasse oder deinem Treuhänder; die Rechnung selbst ändert sich dadurch nicht.

Checkliste: die häufigsten Fehler vor dem Versand

Geh diese Punkte durch, bevor du auf Senden drückst. Jeder davon kostet in der Praxis Tage, weil die Rechnung zurückkommt oder in der Buchhaltung des Kunden hängen bleibt:

1. 1Doppelte oder fehlende Rechnungsnummer: eine Nummer pro Rechnung, fortlaufend, ohne Lücke. Bei Stornos erstellst du eine Gutschrift statt die Nummer wiederzuverwenden.
2. 2MWST ausgewiesen ohne Eintrag: ohne MWST-Nummer keine MWST-Zeile. Umgekehrt: mit Eintrag darf sie nicht fehlen.
3. 3Falscher oder kein Satz: 8,1 % für fast alles, 2,6 % und 3,8 % nur für die genannten Ausnahmen. Der Satz steht bei jeder Position oder in der Zusammenfassung pro Satz.
4. 4Keine Zahlungsfrist: "Zahlbar innert 30 Tagen" oder ein festes Datum. Ohne Frist gibt es keinen Verzug.
5. 5IBAN als Text statt QR-Zahlteil: eine IBAN im Fliesstext wird abgetippt, mit Fehlerquote. Der QR-Zahlteil wird gescannt.
6. 6Falsches Betragsformat: CHF 1'250.00 mit Apostroph als Tausendertrennzeichen und Punkt als Dezimaltrennzeichen. Bei Barzahlung wird auf 5 Rappen gerundet.

Mit einem Rechnungsprogramm fallen die meisten dieser Fehler weg, weil Nummer, Beträge, MWST und QR-Zahlteil aus deinen Stammdaten berechnet werden. Payvetia läuft im Browser und in der iOS-App; Kunden und Positionen speicherst du einmal, danach ist eine neue Rechnung eine Frage von Auswählen und Versenden. Die Daten liegen in der Schweiz.

Häufige Fragen zum Rechnung schreiben in der Schweiz