MWST Rechnung Schweiz: so weist du die Mehrwertsteuer korrekt aus

Wann gehört MWST auf die Rechnung?

Die Mehrwertsteuer gehört nur dann auf deine Rechnung, wenn du bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung als steuerpflichtig eingetragen bist. Steuerpflichtig wirst du, wenn dein Umsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100'000 im Jahr erreicht. Darunter bist du von der Steuerpflicht befreit und schreibst Rechnungen ohne MWST: kein Satz, kein Steuerbetrag, keine MWST-Nummer.

Wer unter der Grenze liegt, kann sich freiwillig eintragen lassen, etwa um Vorsteuer auf eigene Einkäufe zurückzuholen. Ob sich das lohnt, hängt von deiner Branche und deinen Kosten ab; dafür ist dein Treuhänder die richtige Adresse. Die Bedingungen für die Steuerpflicht und die aktuellen Sätze publiziert die Eidgenössische Steuerverwaltung.

Entscheidend für die Rechnung ist der Stichtag der Eintragung. Ab diesem Datum weist du MWST aus, davor nicht. Eine Rechnung, die MWST zeigt, obwohl du nicht eingetragen bist, ist kein Formfehler: Die ausgewiesene Steuer ist der ESTV geschuldet, auch wenn du sie nie hättest verlangen müssen.

Die drei Sätze: 8,1 %, 2,6 % und 3,8 %

Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz drei MWST-Sätze. Welcher Satz gilt, hängt von der Leistung ab, nicht von deiner Firma. Ein Grafikbüro rechnet fast immer mit dem Normalsatz, ein Buchhandel mit dem reduzierten Satz, ein Hotel für Übernachtungen mit dem Sondersatz.

Auf einer Rechnung können mehrere Sätze vorkommen. Ein Caterer stellt das Essen zu 2,6 % und den Service zu 8,1 % in Rechnung. In diesem Fall wird der Steuerbetrag pro Satz separat ausgewiesen, damit die Kundschaft und die ESTV nachvollziehen können, welcher Anteil wie besteuert wurde. Welche Leistung unter welchen Satz fällt, regelt das MWSTG mit seinen Verordnungen; im Zweifel gibt die ESTV-Praxis oder dein Treuhänder Auskunft.

Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG

Art. 26 MWSTG legt fest, was auf einer Rechnung stehen muss, damit deine Kundschaft die Vorsteuer geltend machen kann. Fehlt eine Angabe, ist die Rechnung nicht ungültig, aber sie taugt beim Empfänger nicht als Vorsteuerbeleg, und genau das führt zu Rückfragen und Korrekturrechnungen. Die sechs Punkte:

1. 1Leistungserbringer: dein Name oder deine Firma, deine Adresse und deine MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST. Die Nummer gehört in den Rechnungskopf, wo sie ohne Suchen gefunden wird.
2. 2Leistungsempfänger: Name und Adresse der Kundin oder des Kunden, so wie sie im Geschäftsverkehr auftreten.
3. 3Datum oder Zeitraum: wann die Leistung erbracht wurde, falls das nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Bei Monatspauschalen also der Monat, bei Projekten der Zeitraum.
4. 4Art, Gegenstand und Umfang: was geliefert wurde, so konkret, dass ein Dritter die Leistung erkennen kann: nicht "Dienstleistungen", sondern "Konzept und Layout Geschäftsbericht 2026, 24 Seiten".
5. 5Entgelt: der Preis der Leistung, als Einzelpositionen und als Zwischentotal, in der Währung der Rechnung.
6. 6Steuersatz und Steuerbetrag: der angewendete Satz und der daraus berechnete Betrag in Franken. Ist der Preis inklusive Steuer angegeben, reicht der Hinweis auf den Satz, etwa "inkl. 8,1 % MWST".

Inkl. oder exkl. MWST: ein durchgerechnetes Beispiel

Im Geschäftsverkehr werden Preise meist exklusive MWST offeriert und auf der Rechnung hochgerechnet. Das Beispiel zeigt eine Rechnung der Atelier Nordwand GmbH an die Muster AG: drei Positionen netto, Zwischentotal, Steuerbetrag zum Normalsatz und Total.

Der Steuerbetrag wird einmal auf dem Zwischentotal berechnet, nicht pro Position gerundet und dann addiert; so vermeidest du Rundungsdifferenzen von einem Rappen. Bei Privatkundschaft läuft es oft umgekehrt: Der Preis ist inklusive vereinbart, und die MWST muss herausgerechnet werden. Dafür teilst du das Bruttototal durch 1.081. Aus CHF 2'432.25 wird so CHF 2'250.00 netto, und die Differenz von CHF 182.25 ist die enthaltene MWST. Beim reduzierten Satz teilst du durch 1.026, beim Sondersatz durch 1.038.

Ein häufiger Fehler ist, 8,1 % vom Bruttobetrag abzuziehen. CHF 2'432.25 minus 8,1 % ergibt CHF 2'235.24, also einen Nettobetrag, der um fast 15 Franken zu tief liegt. Wer diesen Wert in die Abrechnung übernimmt, meldet der ESTV zu wenig Steuer.

Effektive Methode oder Saldosteuersatz: was sich auf der Rechnung ändert

Kurze Antwort: nichts. Die Rechnung sieht in beiden Fällen gleich aus. Du weist den gesetzlichen Satz aus, also 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %, und deine Kundschaft zahlt denselben Betrag. Der Saldosteuersatz ist ein Branchensatz, den du nur in deiner Abrechnung gegenüber der ESTV anwendest, nie auf der Rechnung. Ein Grafikbüro mit Saldosteuersatz von 5,9 % schreibt also weiterhin 8,1 % auf jede Rechnung.

Der Unterschied zeigt sich beim Abrechnen. Mit der effektiven Methode meldest du die vereinnahmte MWST und ziehst die Vorsteuer aus deinen Einkäufen ab, meist vierteljährlich. Mit dem Saldosteuersatz multiplizierst du den Bruttoumsatz mit deinem Branchensatz und rechnest halbjährlich ab; Vorsteuer wird nicht separat erfasst. Wer den Saldosteuersatz wählen darf und welche Sätze gelten, steht bei der ESTV unter Saldosteuersätze.

Welche Methode für dich günstiger ist, hängt von deinen Vorsteuern ab. Payvetia zeigt dir in den Auswertungen eine Vorschau für beide Methoden auf Basis deiner tatsächlichen Rechnungen und Ausgaben. Das ersetzt keine Beratung, gibt dir aber Zahlen statt Bauchgefühl, bevor du mit deinem Treuhänder darüber sprichst.

Rundung, Währung und Rechnungen in Fremdwährung

Der MWST-Betrag wird auf den Rappen genau ausgewiesen, also auf zwei Stellen: CHF 182.25, nicht CHF 182.30. Die Rundung auf 5 Rappen gilt nur für das Total, und auch nur dann, wenn bar bezahlt wird, weil es kleinere Münzen nicht gibt. Bei Zahlung per Überweisung oder QR-Rechnung bleibt das Total auf den Rappen genau stehen.

Rechnungen in Euro oder Dollar sind erlaubt; Satz und Steuerbetrag stehen dann in der Rechnungswährung. Gegenüber der ESTV rechnest du trotzdem in Franken ab, umgerechnet zu den Kursen, welche die ESTV dafür publiziert. Payvetia erstellt Rechnungen in mehreren Währungen und führt den CHF-Gegenwert mit, damit die Auswertungen stimmen.

MWST in Payvetia: was die App für dich übernimmt

Sobald du deine MWST-Nummer im Profil hinterlegst, erscheint sie im Kopf jeder Rechnung, Offerte und Gutschrift. Jede Position trägt ihren eigenen Satz; der Normalsatz ist voreingestellt, reduzierter Satz und Sondersatz sind einen Klick entfernt. Kommen auf einer Rechnung mehrere Sätze vor, weist das PDF den Steuerbetrag pro Satz getrennt aus, so wie Art. 26 MWSTG es verlangt.

Das Rechnen übernimmt die App: Zwischentotal, Steuerbetrag pro Satz und Total inkl. MWST werden aus den Positionen berechnet, ohne Rundungsdifferenzen und ohne Excel-Formel. Der QR-Einzahlungsschein übernimmt das Total automatisch. In den Auswertungen siehst du deinen Umsatz nach Satz und die erwähnte Vorschau für die effektive Methode und den Saldosteuersatz.

Rechnungen ohne MWST erstellst du im kostenlosen Plan; die ersten 3 Dokumente sind gratis. Belege mit MWST-Ausweis sind Teil von Payvetia Pro, im Browser und in der iOS-App, ab CHF 29 pro Monat oder CHF 250 pro Jahr.

Häufige Fragen zur Rechnung mit MWST