Freelancer Rechnung Schweiz: so schreibst du sie richtig

Was auf eine Freelancer-Rechnung gehört

Eine Freelancer-Rechnung folgt denselben Regeln wie jede andere Schweizer Rechnung. Art. 26 MWSTG legt den Inhalt für MWST-pflichtige Rechnungen fest, und auch ohne MWST-Pflicht erwartet die Buchhaltung deines Kunden genau diese Angaben:

1. 1Dein Name und deine Adresse: so, wie du geschäftlich auftrittst. Eine Firma brauchst du dafür nicht; dein Vor- und Nachname mit Adresse reicht. Bist du im MWST-Register, kommt die MWST-Nummer dazu.
2. 2Name und Adresse des Kunden: die Firma, die dich beauftragt hat, nicht die Kontaktperson. Bei grösseren Firmen gehört oft eine Bestell- oder Projektnummer dazu, sonst bleibt die Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung liegen.
3. 3Rechnungsdatum und Zahlungsfrist: Ausstellungsdatum plus Frist, in der Schweiz üblicherweise 30 Tage.
4. 4Rechnungsnummer: eindeutig und fortlaufend, zum Beispiel 2026-014.
5. 5Leistung mit Leistungszeitraum: was du gemacht hast und wann. Bei Stundenrechnungen ist der Zeitraum wichtiger als bei Stückrechnungen, weil der Kunde deine Stunden sonst nicht prüfen kann.
6. 6Positionen, Zwischentotal und Total: in CHF, oder in der vereinbarten Fremdwährung. Bei MWST-Pflicht zusätzlich Satz und Steuerbetrag.
7. 7Zahlungsangaben: deine IBAN oder QR-IBAN, am besten als QR-Einzahlungsschein nach dem Standard von SIX.

Stundensatz, Pauschale oder Tagessatz: so schreibst du die Position

Die meisten Fragen zur Freelancer-Rechnung drehen sich um eine Zeile: die Position. Bei einem Stundensatz schreibst du Menge und Einheit getrennt: Menge 12, Einheit "Std.", Ansatz CHF 120.00, Betrag CHF 1'440.00. Der Leistungszeitraum steht in der Positionsbeschreibung oder als eigene Zeile darunter, zum Beispiel "Leistungszeitraum 3. bis 7. August 2026". Halbe und Viertelstunden schreibst du als Dezimalzahl: 12.5 Std., nicht 12 Std. 30 Min.

Bei einer Pauschale ist die Menge 1 und der Ansatz der vereinbarte Betrag. Die Beschreibung sollte sagen, was die Pauschale abdeckt, etwa "Logo-Entwicklung gemäss Offerte 2026-009, inkl. zwei Korrekturrunden". So bleibt später klar, was drin war und was nicht. Beim Tagessatz gilt dasselbe Muster wie beim Stundensatz, nur mit der Einheit "Tag" und dem vereinbarten Tagessatz als Ansatz. Halbe Tage schreibst du als 0.5.

Ein Detailrapport mit einzelnen Arbeitstagen gehört nicht auf die Rechnung selbst. Wenn der Kunde ihn verlangt, hängst du ihn als separates Blatt an und verweist in der Position darauf. Die Rechnung bleibt so auf einer Seite und die Buchhaltung des Kunden findet das Total sofort.

Beispielrechnung: Webprojekt mit Stunden und Spesen

So sieht der Positionsteil einer Freelancer-Rechnung aus. Absenderin ist die Demo-Firma Atelier Nordwand GmbH, Kundin die Muster AG, Rechnungsnummer 2026-014, Leistungszeitraum 3. bis 14. August 2026, Zahlungsfrist 30 Tage:

12345678

1Absender mit Adresse

Atelier Nordwand GmbH mit Strasse, PLZ, Ort und UID, so wie die Firma geschäftlich auftritt. Bei MWST-Pflicht steht hier auch die MWST-Nummer.

1. 1Absender mit Adresse: Atelier Nordwand GmbH mit Strasse, PLZ, Ort und UID, so wie die Firma geschäftlich auftritt. Bei MWST-Pflicht steht hier auch die MWST-Nummer.
2. 2Dokumenttitel «Rechnung»: Der Titel sagt der Buchhaltung des Kunden, was sie in der Hand hat. Offerte und Mahnung tragen ihren eigenen Titel.
3. 3Nummer, Datum, Fälligkeit: R-2026-0016, ausgestellt am 15.08.2026, fällig am 14.09.2026. Ab dem Rechnungsdatum läuft die Frist von 30 Tagen.
4. 4Empfänger: Müller & Söhne GmbH mit vollständiger Adresse und, weil selbst MWST-pflichtig, mit eigener MWST-Nummer.
5. 5Positionen mit Menge und Preis: Jede Zeile mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Zeilentotal. Der Rabatt von 7 % steht bei der Position, nicht versteckt im Total.
6. 6Zwischensumme, MWST, Total: Netto CHF 2'153.10, MWST 8,1 % CHF 174.40, Total CHF 2'327.50. Der Satz steht direkt neben dem Steuerbetrag.
7. 7Zahlungsfrist: «Zahlbar innert 30 Tagen» im Schlusstext. Ohne Frist weiss niemand, ab wann die Rechnung überfällig ist.
8. 8QR-Zahlteil: Zahlteil und Empfangsschein nach SIX-Standard: IBAN, Betrag, beide Adressen und die Rechnungsnummer als zusätzliche Information. Die Banking-App liest alles aus dem Code.

Bist du nicht im MWST-Register, fallen die Zeile "MWST 8,1 %" und die MWST-Nummer im Rechnungskopf weg. Das Zwischentotal ist dann das Total: CHF 4'000.00. Alles andere bleibt gleich, auch die Spesenposition.

Beträge schreibst du mit Apostroph als Tausendertrennzeichen und zwei Nachkommastellen, also CHF 1'440.00. Auf 5 Rappen runden musst du nur, wenn bar bezahlt wird; bei Überweisungen bleibt der Rappenbetrag stehen.

Mit oder ohne MWST als Freelancer

Ob auf deine Rechnung eine MWST-Zeile gehört, entscheidet nicht der Kunde und nicht die Höhe der einzelnen Rechnung, sondern dein Eintrag im MWST-Register. Unter CHF 100'000 Jahresumsatz bist du von der Steuerpflicht befreit und stellst ohne MWST Rechnung: keine MWST-Zeile, kein Satz, keine MWST-Nummer. Wer ohne Eintrag trotzdem MWST ausweist, schuldet den Betrag der Steuerverwaltung.

Bist du eingetragen, gehört auf jede Rechnung dein Satz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %), der Steuerbetrag und deine MWST-Nummer im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST. Ob du effektiv oder nach Saldosteuersatz abrechnest, ändert an der Rechnung nichts. Die geltenden Sätze publiziert die Eidgenössische Steuerverwaltung. Ob und wann du dich eintragen musst, klärst du mit deinem Treuhänder.

In Payvetia stellst du die MWST einmal im Profil ein. Ohne Eintrag bleibt die Zeile auf allen Dokumenten weg, mit Eintrag rechnet die App Satz und Betrag pro Position. Die Auswertungen zeigen dir eine Vorschau nach effektiver Methode und nach Saldosteuersatz. Dokumente mit MWST sind eine Pro-Funktion.

Spesen und Auslagen weiterverrechnen

Fahrten, Übernachtungen, Material oder Lizenzen, die du für den Auftrag auslegst, verrechnest du als eigene Position weiter, nicht versteckt im Stundensatz. Schreib in die Beschreibung, wofür die Auslage war, und leg die Belege bei oder nenn sie in der Position. Kunden, die Spesen prüfen müssen, danken es dir.

Kläre vorher, was der Kunde übernimmt. Am einfachsten steht das schon in der Offerte: "Spesen nach Aufwand gegen Beleg" oder "Fahrspesen pauschal CHF 0.70 pro Kilometer". Dann gibt es bei der Rechnung keine Diskussion. Grössere Auslagen stellst du nicht erst am Projektende, sondern in der laufenden Rechnung.

In Payvetia erfasst du eine Spesenposition wie jede andere Position und speicherst sie, wenn sie regelmässig vorkommt. Die gespeicherten Positionen stehen bei der nächsten Rechnung mit einem Tipp bereit.

Zahlungsfrist, Akontozahlung und Mahnung

30 Tage sind in der Schweiz die übliche Zahlungsfrist, kürzere Fristen sind erlaubt und bei kleinen Beträgen verbreitet. Wichtig ist nur, dass die Frist auf der Rechnung steht. In Payvetia legst du deine Standardfrist einmal fest und änderst sie pro Rechnung, wenn ein Kunde etwas anderes vereinbart hat.

Bei längeren Projekten stellst du nicht alles am Ende in Rechnung. Eine Akontorechnung zu Projektbeginn und eine Schlussrechnung mit der Restzahlung sind bei Freelancern Standard, und zwar nicht nur bei grossen Projekten. Bezahlt ein Kunde nur einen Teil, erfasst du in Payvetia die Teilzahlung auf der Rechnung; der Restbetrag bleibt offen und die Rechnung erscheint weiter in der Liste der offenen Posten.

Zahlt der Kunde nach Ablauf der Frist nicht, schickst du eine Mahnung. Nach Art. 102 OR kommt der Schuldner mit der Mahnung in Verzug, wenn kein fester Zahlungstermin vereinbart war. In Payvetia erstellst du die Mahnung direkt aus der Rechnung: Positionen, Betrag und Referenz werden übernommen, du ergänzt höchstens eine Frist und einen Satz.

Kunden im Ausland: Währung, Sprache und QR-Zahlteil

Viele Freelancer arbeiten für Kunden in Deutschland, Frankreich oder den USA. Auf der Rechnung ändert sich dann vor allem die Sprache und die Währung. Stell die Rechnung in der Sprache aus, in der du mit dem Kunden verhandelt hast, und in der Währung, die ihr vereinbart habt. In Payvetia wählst du die Dokumentsprache pro Dokument: Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Positionen, Beträge und Zahlungshinweise erscheinen dann in dieser Sprache.

Rechnungen in EUR, USD oder GBP erstellst du in Payvetia in der Fremdwährung; die App hält den CHF-Kurs zum Rechnungsdatum fest, damit deine Buchhaltung den Umsatz in CHF ausweisen kann. Beim QR-Zahlteil gilt eine Einschränkung: Der Swiss QR Code ist für Zahlungen in CHF und EUR auf ein Schweizer Konto gedacht. Für diese beiden Währungen legt Payvetia den Zahlteil bei, für andere Währungen druckt die App die Bankangaben, die du für diese Währung hinterlegt hast.

Ob deine Leistung für einen Kunden im Ausland mit oder ohne MWST verrechnet wird, hängt vom Ort der Leistung ab. Das ist eine Frage für deinen Treuhänder, nicht für die Rechnungssoftware. Payvetia stellt die Rechnung so aus, wie du sie einstellst.

So sieht der Ablauf mit Payvetia für einen typischen Freelancer-Auftrag aus: Du schreibst die Offerte mit deinen gespeicherten Positionen und dem gespeicherten Kunden. Sagt der Kunde zu, wandelst du die Offerte mit einem Tipp in eine Rechnung um; Positionen und Kundendaten werden übernommen, die Rechnungsnummer wird beim ersten PDF vergeben und zählt automatisch hoch. Der QR-Einzahlungsschein kommt mit deiner IBAN oder QR-IBAN aufs PDF.

Die Rechnung schickst du direkt aus der App per E-Mail, siehst, wann sie offen oder bezahlt ist, erfasst Teilzahlungen und erstellst bei Bedarf die Mahnung aus derselben Rechnung. Das alles funktioniert im Browser und in der iOS-App, mit Datenhaltung in der Schweiz.

Häufige Fragen zur Freelancer-Rechnung