Offerte Vorlage Schweiz: so schreibst du eine Offerte, die angenommen wird

Offerte, Kostenvoranschlag oder Rechnung: was ist was?

Die Offerte ist dein Preisangebot für eine klar beschriebene Leistung. Nimmt die Kundin oder der Kunde an, gilt das Geschäft zu diesen Bedingungen als vereinbart. In Deutschland sagt man Angebot, in der Schweiz ist Offerte der übliche Begriff, auch auf Handwerks- und Behördenformularen.

Der Kostenvoranschlag ist weniger fest. Er schätzt, was eine Arbeit ungefähr kosten wird, etwa bei einer Renovation, deren Umfang erst beim Öffnen der Wand sichtbar wird. Abweichungen im Rahmen des Üblichen sind eingeplant, und das sollte im Dokument auch so stehen. Wer stattdessen einen festen Preis nennt, schreibt eine Offerte.

Die Rechnung kommt ganz am Schluss, wenn die Leistung erbracht ist. Sie fordert den Betrag ein und enthält den Zahlteil mit QR-Code. Eine Offerte hat keinen Einzahlungsschein, denn es gibt noch nichts zu bezahlen. Die drei Dokumente bauen aufeinander auf: Offerte, Auftrag, Rechnung.

Die 10 Inhalte, die auf jede Offerte gehören

Für Offerten gibt es kein Formgesetz wie Art. 26 MWSTG für Rechnungen. In der Praxis erwarten Kundschaft, Treuhänder und im Streitfall auch ein Gericht dieselben Angaben. Die Reihenfolge folgt dem Aufbau des Dokuments von oben nach unten:

1. 1Absender: dein Name oder deine Firma mit vollständiger Adresse, E-Mail und Telefon. Wenn du im MWST-Register bist, gehört die MWST-Nummer in den Kopf.
2. 2Empfänger: Name und Adresse der Kundschaft, bei Firmen mit Ansprechperson. So landet die Offerte bei der Person, die entscheidet.
3. 3Datum: das Ausstellungsdatum. Von hier aus läuft die Gültigkeitsfrist.
4. 4Offerten-Nummer: eindeutig und fortlaufend, getrennt von den Rechnungsnummern. Die Nummer taucht später auf Auftragsbestätigung und Rechnung als Referenz wieder auf.
5. 5Positionen: jede Leistung als eigene Zeile mit Menge, Einheit (Stunden, m², Pauschal, Stück) und Einzelpreis. Je konkreter die Beschreibung, desto weniger Diskussion am Ende.
6. 6MWST-Ausweis: bei MWST-Pflicht Satz und Betrag pro Satz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %). Ohne MWST-Pflicht entfällt die Zeile, und das Total ist der Endpreis.
7. 7Total: Zwischentotal, MWST und Gesamtbetrag in CHF, klar getrennt. Rabatte als eigene Zeile, nicht im Einzelpreis versteckt.
8. 8Gültigkeit: bis wann das Angebot gilt, als konkretes Datum oder als Frist ab Ausstellung. Üblich sind 30 Tage.
9. 9Zahlungs- und Lieferbedingungen: Zahlungsfrist nach Rechnungsstellung, allfällige Anzahlung, Liefer- oder Ausführungstermin, was nicht im Preis inbegriffen ist.
10. 10Unterschrift und Annahme: deine Unterschrift und ein Feld für die Annahme durch die Kundschaft mit Ort, Datum und Unterschrift. Eine angenommene Offerte ist der Auftrag.

Gültigkeit und Verbindlichkeit: wie fest ist eine Offerte?

Eine Offerte ist ein Antrag im Sinne des Obligationenrechts. Nimmt die Gegenseite innerhalb der Frist an, ist der Vertrag geschlossen, und zwar zu den Bedingungen, die auf dem Papier stehen. Genau deshalb lohnt es sich, die Positionen sauber zu beschreiben: Was nicht drinsteht, ist auch nicht vereinbart.

Ohne Gültigkeitsangabe bleibt die Frage offen, wie lange du an deinen Preis gebunden bist. Setzt du eine Frist, ist die Sache klar: Nach Ablauf darfst du neu rechnen, etwa weil Materialpreise gestiegen sind oder dein Kalender voll ist. Die meisten Schweizer Betriebe schreiben 30 Tage, bei saisonalem Geschäft oder schwankenden Materialkosten auch 14 Tage.

Willst du dich nicht binden, schreib es hin: «Unverbindliche Offerte» oder «Preise freibleibend». Dann gilt das Dokument als Einladung zur Anfrage, nicht als Antrag. Bei Unsicherheiten zu deinem konkreten Fall frag deinen Treuhänder oder eine Rechtsberatung; diese Seite beschreibt die gängige Praxis, keine Rechtsauskunft.

Beispiel-Offerte mit Zahlen

So sieht der Positionsteil einer Offerte aus, hier für ein Grafikprojekt der Demofirma Atelier Nordwand GmbH an die Muster AG. Die Zeilen zeigen das Muster, das für jede Branche gleich bleibt: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Betrag. Darunter Zwischentotal, MWST und Total.

Unter der Tabelle folgen die Bedingungen: Zahlungsfrist 30 Tage nach Rechnungsstellung, Ausführung innerhalb von vier Wochen nach Annahme, Druckkosten nicht inbegriffen. Zum Schluss das Annahmefeld mit Ort, Datum und Unterschrift der Kundschaft. Ist der Betrieb nicht MWST-pflichtig, entfällt die MWST-Zeile, und das Zwischentotal ist zugleich das Total.

Von der Offerte zur Rechnung: ein Klick in Payvetia

Die Offerte ist angenommen, die Arbeit erledigt. Jetzt braucht es die Rechnung, und zwar mit denselben Positionen, denselben Preisen und ohne Tippfehler beim Übertragen. In einer Word-Vorlage heisst das: Datei kopieren, Titel ändern, Nummer von Hand vergeben, Zahlteil irgendwie ergänzen.

In Payvetia markierst du die Offerte als angenommen und erstellst daraus mit einem Klick die Rechnung. Alle Positionen, Mengen und Preise werden übernommen, die Rechnung bekommt eine eigene fortlaufende Rechnungsnummer aus deinem Zähler, und der QR-Zahlteil mit deiner IBAN oder QR-IBAN wird nach Swiss Payment Standard automatisch erzeugt. Die Offerte bleibt als Dokument erhalten, verknüpft mit der Rechnung.

Offerten-Nummern und Rechnungsnummern laufen getrennt, damit beide Reihen lückenlos bleiben. Kundschaft und Positionen speicherst du einmal und wählst sie beim nächsten Mal aus der Liste. Die Dokumentsprache stellst du pro Offerte auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Im Free-Plan sind 3 Dokumente kostenlos, MWST-Ausweis auf dem PDF ist eine Pro-Funktion.

Offerte nach Branche: was auf die Positionen gehört

Die Struktur bleibt gleich, die Positionen unterscheiden sich. Vier Beispiele aus Branchen, in denen Offerten täglich geschrieben werden:

1. 1Maler: Fläche in m² pro Raum oder Fassade, Vorarbeiten wie Abdecken und Spachteln in Stunden, Material als Pauschale oder pro Liter, Gerüst als separate Position. Anzahl Anstriche angeben.
2. 2Reinigung: Einsatz pro Stunde oder pro Objekt, Häufigkeit bei Abo-Reinigungen (wöchentlich, monatlich), Reinigungsmittel inbegriffen oder separat, Endreinigung mit Abnahmegarantie als eigene Zeile.
3. 3Hauswartung: monatliche Pauschale für Treppenhaus, Umgebung und Kleinreparaturen, Winterdienst als saisonale Position, Materialkosten nach Aufwand. Laufzeit und Kündigungsfrist in die Bedingungen.
4. 4Grafik und Design: Konzept und Entwurf als Pauschale mit definierter Anzahl Korrekturrunden, Ausarbeitung nach Stunden, Nutzungsrechte und Druckvorlagen als eigene Positionen. Druck- und Lizenzkosten ausschliessen oder beziffern.

Häufige Fehler in Offerten

Der teuerste Fehler ist die vage Position. «Malerarbeiten Wohnzimmer, CHF 1'800.00» sagt nicht, ob Decke, Türen und Fensterrahmen dabei sind. Steht es nicht drin, wird es am Ende diskutiert, und meistens zahlst du drauf. Schreib die Menge, die Einheit und was ausgeschlossen ist.

Fehler Nummer zwei ist die fehlende Gültigkeit. Eine Offerte vom Februar taucht im September wieder auf, und die Kundschaft besteht auf dem alten Preis. Ein Datum in einer Zeile verhindert das. Ähnlich wirkt der fehlende MWST-Hinweis: Wenn nicht klar ist, ob die Preise inklusive oder exklusive MWST sind, rechnet die Kundschaft mit dem tieferen Total.

Weniger sichtbar, aber ebenso lästig: Offerten-Nummern, die mit Rechnungsnummern kollidieren, weil beide aus derselben Word-Datei kopiert wurden. Oder ein Zahlteil auf der Offerte, den die Kundschaft für eine Rechnung hält und prompt bezahlt, bevor die Arbeit begonnen hat. Ein Programm, das Offerte und Rechnung als getrennte Dokumenttypen kennt, macht beide Fehler unmöglich.

Häufige Fragen zur Offerte